El proceso de facturación electrónica incluye todas las fases de la facturación (edición, envío, recepción), el cual debe ser completamente digital. Para que ese sea válido (tenga efectos legales), debe cumplir con la ley de país en el que se encuentre. Sin embargo, estos son algunos aspectos genéricos con los que debe cumplir:
– Garantizar la identidad del emisor.
– Asegurar que su contenido sea íntegro y no pueda modificarse.
– Ofrecer máxima legibilidad en todas las etapas, desde su transmisión hasta su conservación.
– Los datos obligatorias de una factura en papel también son obligatorios para su versión electrónica, como por ejemplo la fecha y el número de factura, igualmente se debe garantizar la identidad del remitente y del destinatario.
Obligados a facturar electrónicamente
Quienes están obligados a facturar electrónicamente están clasificados de acuerdo a la actividad económica principal con la que estén inscritos en el RUT, y por ello, entrarían en el grupo de los seleccionados por la DIAN para facturar electrónicamente con validación previa a su expedición.
De acuerdo a lo establecido en la Resolución 000020 emitida este año 2019 los obligados a facturar se denominarán facturadores electrónicos. Esta resolución determina a los obligados a facturar electrónicamente como:
– Personas responsables del IVA.
– Personas responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
– Personas o entidades con calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, así como quienes enajenen bienes producto de actividades relacionadas con agricultura o ganadería, independientemente de su calidad como contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN. A excepción de los no obligados a facturar electrónicamente.
– Quienes hayan optado por facturar electrónicamente de forma voluntaria.
– Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (SIMPLE).
¿Cómo la facturación electrónica transformará la vida de su negocio?
Facturar electrónicamente es un proceso comercial igual que el facturar de forma convencional, sin embargo, es una versión mejorada, ya que elimina las tareas repetitivas y le da un valor agregado a su negocio. Sin importar el tamaño de negocio, las ventajas son las mismas, le presentamos algunas de ellas: supresión de gastos de impresión y postales, aceleración del proceso de pago, optimización de espacios de almacenamiento para archivo, entre otros.
Garantice la legalidad de sus facturas
Para expedir facturas electrónicas viables, (auténticas, íntegras y legibles), existen varios métodos: factura electrónica sin firmar (PDF simple), facturación electrónica estructurada: uso del intercambio electrónico de datos (EDI) y la factura transmitida electrónicamente y firmada mediante nuestro sello electrónico para una persona jurídica.